Хочешь эффективно распоряжаться своим временем?
Следующей техникой эффективного тайм-менеджмента, о которой мы хотим вам рассказать, будет «Матрица приоритетов Эйзенхауэра» или просто «Матрица приоритетов».
Эта техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.
Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.
- Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
- Задачи B. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
- Задачи C. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
- Задачи D. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.
Матрица расстановки приоритетов
Стратегия Эйзенхауэра для принятия действий и организации ваших дел проста. Используя приведенную ниже матрицу решений в своём тайм-менеджменте, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.
Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения производительности – «Как я должен проводить своё время каждый месяц года?» И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».
Давайте посмотрим внутрь квадрата Эйзенхауэра.
Квадрант A: сделать немедленно
Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.
Квадрат В: решить, когда сделать
Задачи в квадрате В важны, но не срочны. Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям.
Каковы примеры этих проблем? Очевидно, это цели по долгосрочному планированию. Или к примеру, физические упражнения значимо для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно сделать. Также следует проводить время со своей семьей, но, опять же, это должно быть согласовано с вашим графиком.
Люди часто связывают неотложные вопросы с важностью, что не всегда верно.
Поскольку ваши цели останутся неизменными, всё, что будет полезно для вас в долгосрочном плане, получают второй приоритет по методу Эйзенхауэра.
Квадрат С: делегировать
Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной? Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?
Если это так, вы не одиноки.
Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта С матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи.
Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения.
Пример: постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.
Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать.
Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.
Квадрат D: устранить
Честно говоря, всем нужно стараться избегать работы из квадранта D. Этот труд просто пустая трата вашего времени, и они должны быть устранены из вашего списка дел.
Если вы сможете идентифицировать и устранить все свои активности в этом сегменте, то у вас будет свободное время, необходимое для инвестирования в работу в четверти B.
Некоторыми примерами занятостями сектора D являются игры в видеоигры, просмотр телевизионных шоу, которые вы уже видели, или бессмысленный просмотр веб-страниц.
Значит ли это, что в секторе D ничего не должно быть частью вашей жизни?
Нет. Баланс между вашей профессиональной и личной жизнью важен, и время «простоя» помогает вам восстановить силы.
Задача матрицы Эйзенхауэра, как инструмента расстановки приоритетов, чтобы провести большую часть своего времени в секторе B и при этом иметь достаточно времени в секторе D.
Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.
Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:
- Было ли это срочно для меня?
- Это было важно для меня?
Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.
Если вы проводите много времени в первой четверти, уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:
- Организуйте еженедельный или даже ежемесячный план с учётом ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор.
- Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и скорректируйте его на следующую неделю. Если большинство ваших проблем квадрата A поступают из внешних источников, выработайте стратегию того, как вы можете лучше планировать и предвидеть их.
- Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим боссом о восстановлении баланса чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть определенный клиент, который создает много активностей в квадрате A, работа может не стоить такого стресса.
Если вы проводите время в третьей четверти, делегируйте, исключайте или ограничивайте количество времени, которое вы тратите на выполнение следующих задач:
- Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих вопросов.
- Вы можете их делегировать? Вы можете просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы дел в один день в течение недели?
- Можете ли вы провести открытую дискуссию с вашим боссом о том, сколько времени вы тратите на «занятые» проблемы?
- Запланируйте время на вашей неделе, чтобы предпринять эти шаги.
Если вы проводите время в четвёртой четверти, вы можете быть выбитым из колеи, испытывать стресс или попросту избегать проблем:
- Отслеживайте время, чтобы выявить самые большие потери времени и выработать стратегию того, как их избежать или ограничить.
- Разработайте план борьбы с прокрастинацией до её начала.
- Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют уменьшающуюся отдачу при чрезмерном использовании.
5 практических советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра
1. Помещение дел в список освобождает ваш разум. Но всегда стоит вопрос, что же делать в первую очередь.
2. Попробуйте ограничить себя не более чем 8 делами в одной четверти. Прежде чем добавить ещё один, сначала выполните самый приоритетный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении заданий.
3. Вы должны всегда поддерживать только один список для деловых и частных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
4. Не отвлекайтесь сами, и не позволяйте другим отвлекать вас. Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утром, затем начинайте работу. И, в конце концов, наслаждайтесь чувством завершенности.
5. Наконец, постарайтесь много не прокрастинировать, даже из-за супер контроля над вашими задачами.
Перемещая свои приоритеты в сторону четверти качества, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы помнить, на чём вы должны фокусироваться изо дня в день.
Статья подготовлена отделом методических разработок учебного центра «Iam Психометрия»
При использованиии материалов статьи ссылка на сайт обязательна
Недавние статьи
Добро пожаловать на мехину Университета им. Бар-Илана! Вся информация о поступлении, учебной программе, а также бонусы – советы от команды IAM Психометрия
Откройте для себя путь в мир инноваций Техниона! Узнайте как проходит учебный год на мехине Техниона и какие требования для поступления